Negli anni scorsi, tra le modifiche portate dal Rotary International, avevamo visto la possibilità di partecipare alle riunioni in modo virtuale.
Nonostante questo, le piattaforme Zoom, Google meeting, Skype e molte altre, fino a poco tempo fa erano ancora delle perfette sconosciute. Purtroppo, in questa fase storica, gli incontri virtuali stanno diventando la normalità e in futuro dovranno essere sempre più i club organizzati in questo modo e non solo per il problema covid. Questi strumenti si stanno facendo conoscere e in molti casi anche apprezzare dai club che li hanno provati, ma come sfruttarli al meglio?
Innanzi tutto, facendo fare ai soci quello sforzo mentale necessario per imparare i comandi principali che sono facili. Poi adottando alcune semplici regole sul muto e le modalità d’intervento e parola. Non sono cose complicate: basta volere, provare e farsi aiutare da qualche amico se non riusciamo subito a usarle correttamente o abbiamo qualche problema iniziale.
Internet può aiutare con tutorial e FAQ.
I soci più smanettoni devono essere disponibili a spiegare (anche più volte) a quelli meno avvezzi alla tecnologia, di contro questi devono accettare la situazione contingente che ci obbliga a queste metodologie d’incontro e sforzarsi per imparare.
I club possono sfruttare queste opportunità in vari modi, realizzando anche incontri puramente telematici o ibridi: con il relatore in sala oppure in remoto, ma soprattutto con il club riunito in forma ibrida, cioè sia in presenza fisica che virtuale.
Diverse opportunità per andare in aiuto a qualsiasi esigenza: “il Rotary deve sapersi adattare alla società e alle necessità che lo circondano”.
Se il concetto di riunione telematica ormai è chiaro alla maggioranza dei soci che stanno imparando a conviverci, le forme ibride sono ancora poco considerate e sfruttate dai club.
Monza Villa Reale, Varese Ceresio e Saronno hanno già sondato in vari modi alcune riunioni ibride. Nel mio caso (Saronno), la prima volta che l’ho proposta a giugno ho visto molte facce dubbiose. Nel giro di un paio di giorni, però, dopo un’indagine sul materiale necessario abbiamo svolto il primo test e poco dopo con questa modalità abbiamo ospitato il passaggio delle consegne tra i governatori.
Dal punto di vista logistico realizzare una riunione ibrida non è complicato se si ha un certo rispetto dei tempi per far combaciare le necessità della ristorazione con quelle dei soci collegati e dell’eventuale relatore. Un compito che il prefetto può svolgere senza particolari problemi.
Dal punto di vista tecnico, invece, serve un minimo di cognizione e qualche test.
Serve una buona e affidabile connessione internet. Che sia il Wi-Fi della struttura ospitante o un hot-spot tramite telefono poco importa, ma deve funzionare bene e senza interruzioni.
Se è vero che zoom trasmette immagini in medio/bassa risoluzione è altrettanto vero che le qualità dell’immagine iniziale e del sonoro devono essere buone. Sconsiglio l’uso di telefoni o pad, abbiamo provato ma o il video o il sonoro peccano di qualità. Credevo fossero una buona soluzione, invece sono state una delusione. Restano una soluzione di extrema ratio nel caso non si riesca in nessun modo ad usare computer e telecamera, che sono e restano l’opzione principale.
Un PC portatile ha solitamente una videocamera incorporata, ma spesso non abbiamo un posto dove posizionarlo in modo che non dia fastidio e che riprenda in modo adeguato. Molto più pratico è avere un cavalletto su cui montare una telecamera, ma occhio al cavo di collegamento.
Nel caso in cui il relatore sia lui la parte ibrida della riunione, cioè collegato virtualmente, bisogna provvedere ad un sistema di amplificazione e proiezione adeguato alla sala come ci consigliano dal Varese Ceresio. Alcune telecamere permettono già di risolvere il problema della voce, dato che fanno anche da microfono e da casse in modo egregio. Quella che è stata acquistata dalla segreteria del nostro distretto, per esempio, svolge bene questo lavoro e non costa uno sproposito.
Per il proiettore, quello che tutti i club hanno già a disposizione va più che bene.
In tutto questo bisogna prestare attenzione ai ritorni di audio ed eventuali eco.
Questo format di riunioni non prevede nulla di realmente complicato, ma solo di aver voglia di farlo, di svolgere qualche prova e test e soprattutto di non avere solo un socio capace di far funzionare tutto questo.
Parlando di ibrido discuterei volentieri anche di auto, motori, batterie e nuove tecnologie in vista dell’Agenda 2030 sull’ambiente e sulla sostenibilità energetica, ma questa è un’altra storia!
