L’inizio del nuovo anno solare offre, come di consuetudine, lo spunto per alcune riflessioni sul lavoro svolto sin qui dalla commissione effettivo e quanto resta da fare da qui al 30 giugno.
Formazione e informazione ai club
Il primo semestre dell’Anno Rotariano è stato caratterizzato da tre momenti rilevanti per quanto riguarda Formazione e Informazione. Per primo vorrei ricordare il Seminario sull’Effettivo, tenutosi il 24 settembre scorso, che è stato l’occasione per fare un punto sullo stato dell’effettivo del nostro Distretto, riflettere sui valori fondanti il nostro essere rotariani e mettere a confronto esperienze diverse di neo-rotariani in club di tipo tradizionale e di nuovo tipo. Questo è stato il primo evento dal vivo tenutosi all’interno del nuovo Anno Rotariano. Sono seguiti due workshop nel mese di novembre nei quali i membri della Commissione hanno dibattuto insieme ai Presidenti di Commissione Effettivo dei club di coinvolgimento e mantenimento dei propri soci, nonché dell’introduzione di nuovi elementi all’interno della compagine dei club. Ne è emerso un quadro in chiaro scuro nel quale da un lato i club hanno segnalato una maggiore necessità di investire in formazione, comunicazione e processo di selezione dei candidati soci e dall’altro hanno condiviso alcune idee interessanti circa il coinvolgimento dei soci e delle persone che entrano in contatto con il club come ad esempio l’introduzione di una piattaforma per mantenere informati soci, familiari e amici circa gli eventi di club programmati, una giornata specifica di presentazione dei progetti di club per informare e un sondaggio per verificare lo stato di salute dei propri sodalizi.
Esame delle autocandidature
La gestione delle candidature spontanee pervenute al nostro Distretto per mezzo del sito Rotary.org ha visto impegnata tutta la commissione su due fronti:
- Definizione di una modalità semplice, ma rigorosa, che permettesse di prendere contatto con i candidati e di presentare la nostra associazione in modo strutturato
- Contatto vero e proprio dei candidati, selezione ed assegnazione ai club
L’obiettivo che si è posto la Commissione per questo tipo di attività è di contattare la totalità dei candidati cercando di assegnare ai club unicamente quelle persone che dimostrino reale interesse al Rotary. La procedura di contatto avviene in due fasi: nella prima il candidato viene contattato da un membro della Commissione che valuta le sue motivazioni a diventare rotariano e la disponibilità a dedicare del tempo alla nostra associazione. Successivamente, qualora non si rilevino dei motivi di esclusione, il candidato viene invitato presso la sede del nostro Distretto ove partecipa insieme ad altri a una presentazione sul Rotary. In questa occasione, i candidati hanno la possibilità di chiarire eventuali dubbi sulla nostra associazione, mentre al tempo stesso la Commissione può approfondire la loro conoscenza e capire se dietro al desiderio di affiliazione vi sia una motivazione reale. Dal punto di vista temporale, mentre il primo contatto con i candidati avviene poco tempo dopo la ricezione della candidatura, la riunione di presentazione viene tenuta ai candidati soci orientativamente su base mensile. Nella parte finale del processo viene chiesto al candidato di dare un’ultima conferma della sua volontà di entrare a far parte di un club a fronte della quale il Presidente della Commissione provvede all’assegnazione a un potenziale club. Una volta esaurita questo processo la commissione rimane in contatto con il club assegnatario del candidato per valutare il processo del suo coinvolgimento all’interno dello stesso e supportare lo stesso nel processo di selezione.
Di seguito alcuni numeri dell’attività svolta dalla commissione in quest’ambito alla data del 15 gennaio 2023:
Numero di candidature AR 2022-23: 53
Richieste esaminate: 53
Candidati ammessi al workshop: 20
Candidati assegnati ai club: 3
É da notare come nonostante i candidati vengano tutti contattati il loro numero si riduce drasticamente nel prosieguo dell’iter di selezione poiché quest’ultimo è soggetto a diverse variabili, tra le quali vanno considerati tempi di risposta dei candidati sia nella prima fase che nella conferma finale, ripensamenti degli stessi e situazioni di inidoneità all’ingresso nella nostra associazione. Infine, vale la pena effettuare un’ulteriore considerazione su questo tipo di candidature: sicuramente questa metodologia non può sostituire il normale meccanismo di cooptazione soci che garantisce ai club la corretta gestione della selezione dei candidati idonei ad entrare nella loro compagine soci, ma occorre altresì riconoscere che il flusso costante di richieste che il nostro Distretto riceve (in media 3 ogni 2 settimane) è un segnale inequivocabile del gradimento che la nostra associazione riscuote nella comunità milanese per quanto fa e comunica.
Fabrizio Marinaro
Presidente Commissione Distrettuale Effettivo